L’abbaye du Barroux, une abbaye bénédictine composée d’une cinquantaine de moines située près du mont Ventoux, a déployé Odoo version 8 en production le 1er janvier 2015 avec Akretion. Ce déploiement avait pour objectif de remplacer plusieurs applications développées en interne ainsi qu’un logiciel propriétaire de comptabilité et de gestion de point de vente par un ERP intégré ayant un large périmètre fonctionnel. Odoo version 8 est maintenant utilisé au quotidien par les moines dans de nombreux domaines de leur activité :
- point de vente : les moines gèrent un magasin, situé juste à côté de l’Abbaye, qui propose à la vente la production artisanale de l’abbaye : l’huile d’olive (la Joïo, la Reïalo and la Siavo), du vin (Ventoux Saint-Roman, Ventoux Saint-Alric, Ventoux Saint-Hilaire, Ventoux Saint-Louis), du nougat, des brioches, du pain d’épice, des biscuits, du pain, etc. Ce magasin vend également des produits fabriqués par d’autres abbayes, des articles religieux, des livres, des CDs, etc. Odoo fait fonctionner les deux caisses avec lecteur de codes barre, imprimante de tickets de caisse, lecteur de cartes bleue, imprimante de chèques et afficheur LCD. Odoo gère également les stocks avec plusieurs entrepôts et de multiples règles de routage des stocks ainsi que les approvisionnements auprès des fournisseurs.
- vente par correspondance : l’Abbaye vend une grande partie de ses produits par correspondance et sur une boutique en ligne. Odoo enregistre les commandes, génère les courses dans l’entrepôt, les documents de livraison et les documents de douane. Odoo est connecté aux webservices de La Poste pour la génération automatique des étiquettes Colissimo pour la France, l’outre-mer et l’étranger.
- hôtellerie : les moines reçoivent des messieurs pour des retraites individuelles ou collectives. Un module Odoo a été développé pour enregistrer les séjours, attribuer les cellules et générer chaque jour la liste des convives pour le déjeuner et le dîner.
- dons : L’Abbaye est aidée dans ses missions par de généreux bienfaiteurs. Plusieurs modules Odoo ont été développés pour gérer les dons simples et les dons récurrents. Ces modules gèrent l’enregistrement des dons simples par chèque, par carte de crédit, par paiement en ligne et par virement, mais également les dons récurrents par prélèvement SEPA et par virement automatique. Odoo génère les reçus fiscaux pour les dons et aide à l’édition des lettres de remerciements envoyées aux bienfaiteurs. Les modules de gestion des dons sont complètement intégrés à la comptabilité et aux modules de paiement d’Odoo.
- messes : il est possible d’offrir une messe et de demander une intention particulière, et éventuellement de demander qu’une messe soit dite à une date précise (par exemple à la date d’anniversaire de la mort d’un proche). La demande peut être faite pour une messe simple, une neuvaine ou un trentain. Un module Odoo a été développé pour enregistrer les requêtes de messe et générer le planning des messes. Ce module est intégré avec le module de gestion des dons pour pouvoir enregistrer les offrandes de messe.
- comptabilité : l’Abbaye gère désormais sa comptabilité dans Odoo non seulement pour la société commerciale qui gère la production artisanale de l’Abbaye, le magasin et la vente par correspondance, mais aussi pour l’association qui représente l’Abbaye ainsi que les associations qui soutiennent les missions religieuses de l’abbaye. Odoo centralise les écritures comptables de toutes ces entités grâce à sa fonctionnalité “multi-société”. Odoo est utilisé pour générer les fichiers de virement SEPA, de prélèvement SEPA, les lettres de change (LCR) et les remises de chèques. Odoo gère également la Déclaration d’Echange de Biens (DEB) et produit un fichier XML qui est ensuite déposé sur “pro.douane”, le site officiel pour les formalités douanières.
Le projet sera étendu pour connecter Odoo à la nouvelle boutique en ligne PrestaShop qui sera déployée dans les prochains mois.
Le partage est une valeur importante pour les moines ; et c’est aussi une valeur fondatrice du logiciel libre. Les modules Odoo développés pour la gestion des séjours et des messes ont été publiés sous licence AGPL sur le projet Github vertical-abbey, aussi appelé projet Philemon, de l’Odoo Community Association (OCA). Les modules pour la gestion des dons ont été publiés sous la même licence sur le projet Github donation de l’OCA. Tous ces modules utilisent la nouvelle API d’Odoo version 8 et sont livrés avec une suite de tests automatiques. Ils ont été développés par deux moines de l’abbaye et par Alexis de Lattre d’Akretion. Ces modules ont été publiés pour qu’ils puissent servir à d’autres abbayes souhaitant déployer Odoo pour gérer les séjours, les dons et les messes. Les modules de gestion des dons pourront également être utiles à des associations et à des organisations non gouvernementales qui auraient besoin d’un ERP pour gérer les dons de leurs bienfaiteurs.
Les contributions OpenSource réalisées pendant ce projet à l’abbaye du Barroux incluent également plusieurs nouveaux modules qui ont été intégrés aux projets de l’OCA sur Github ou qui sont en cours de revue dans le but d’être intégrés :
- le module account_banking_fr_lcr ajoute le support des fichiers de LCR ; il a été accepté dans le projet OCA de la localisation française.
- les modules qui ajoutent le support des lecteurs de cartes de crédit, des imprimantes de chèques et des afficheurs client pour le point de vente (hw_customer_display, hw_telium_payment_terminal, pos_customer_display et pos_payment_terminal) font maintenant partie du projet POS de l’OCA.
- le module base_location_geonames_import, qui automatise la création de la base de données des codes postaux depuis la base de données geonames.org, est maintenant intégré au projet partner-contact de l’OCA ; le module associé l10n_fr_base_location_geonames_import, qui ajoute les spécificités françaises à ce mécanisme, fait partie du projet de localisation française de l’OCA.
- le module base_phone, qui fournit des fonctions intéressantes pour la validation des numéros de téléphone, fait maintenant partie du projet connector-telephony de l’OCA.
- le module sale_tax_included_excluded, qui permet de gérer correctement dans Odoo les ventes à la fois en HT et TTC, est en cours de revue dans le projet sale-workflow de l’OCA.
- plusieurs petits modules améliorent l’ergonomie de la nouvelle gestion de stocks d’Odoo 8 : le module stock_transfer_split_multi fait maintenant partie du projet stock-logistics-workflow de l’OCA, et les modules stock_packaging_usability et stock_packaging_usability_ul sont en cours de revue au sein du projet OCA stock-logistics-tracking.
Les contributions de l’abbaye du Barroux incluent également le portage de très nombreux modules communautaires vers la version 8 d’Odoo, la remontée et la correction de 22 bugs dans les modules officiels et de 13 bugs dans les modules communautaires (liste complète ici) et l’amélioration de nombreux modules OCA, notamment le module de remise de chèques account_check_deposit. De nouveaux modules communautaires, disponibles sur les branches Github d’Akretion, ont également été développés : le module account_statement_completion_label_simple pour la reconnaissance automatique des partenaires à partir du libellé des lignes de relevé de compte, le module partner_relation qui gère les relations entre partenaires (X recommande Y, A fait partie de la famille de B, etc.), le module bank_statement_import_camt qui permet l’import de fichiers de relevés de compte au format SEPA CAMT .052 et .053, ainsi que de nombreux petits modules axés sur l’ergonomie et la facilité d’utilisation, publiés sur le projet odoo-usability d’Akretion.
“La version 8 d’Odoo est sortie officiellement le 18 septembre 2014, et elle est passée en production à l’abbaye du Barroux le 1er janvier 2015 : c’est l’un des premiers déploiements à passer en production sur cette nouvelle version avec un périmètre fonctionnel aussi large. Je suis très fier de ce déploiement et de toutes les contributions au logiciel libre réalisées pendant ce projet. Nous espérons que les nouveaux modules Odoo qui ont été publiés en logiciel libre seront utiles à d’autres abbayes, à des associations, à des ONG et à des entreprises utilisatrices d’Odoo“, déclare Alexis de Lattre, ingénieur chez Akretion.
